Pengertian sekretaris berkembang sesuai dengan tugas yang menjadi bebanya, yaitu:
1. Sekretaris pimpinan sebagai pejabat pembantu dalam pengurusan warkat.
2. Sekretaris organisasi sebagai pejabat pembantu dalam pengurusan tata warkat dan administrasi.
3. Sekretaris sebagai pejabat pimpinan administrasi dan politik. Dalam hal ini seorang sekretaris bukan sebagai pembantu, melainkan sebagai atasan.
Ada beberapa jenis sekretaris:
The executive secretary:
1. The secretaris in specific field, yang meliputi The legal Secretary, medical sekretary, educational secretary, the secretary in perfoming arts, the secretary in travel, the secretary overseas, the part-time or temporyry secretary.
2. Junior secretary, yaitu sekretaris yang baru mulai bekerja, mereka mempunyai pengalaman kerja kurang dari 3 tahun.
3. Senior seretary, yaitu sekretaris yang sudah memiliki pengalaman kerja sebagai sekretris diatas 8 tahun.
4. Personal or private Secretary, yaitu sekretaris yang hanya bekerja untuk orang lain.
Tugas sekretaris:
1. Tugas rutin
2. Tugas khusus
3. Tugas yan bersifat kreatif
4. Tugas melakukan hubungan dan kerjasama (internal dan eksternal). Contohnya: resepsion, reservation atau mengatur perjalanan, kalender atasan, menjaga penampilan kantor, laporan, arsip.
Kiat melakukan tugas secara perfesional:
1. Mengatur urutan tugas
2. Bersainglah degan diri sendiri
3. Prinsip efisiensi
4. Tumbuhkan minat dalam bekerja
5. Sikap percaya diri
6. Mandiri
Pedoman dalam bekerja:
1. Tentukan prioritas
2. Pusatkan perhatian dan pikiran pada pekerjaan yang dikerjakan
3. Tentukan deadline
4. Kelompokkan tugas besar menjadi tugas kecil
5. Catatlah semua kegiatan, yang menuntut untuk segera diselesaikan
6. Jangan malu bertanya dan teliti kembali sasaran yang telah ditetapkan
7. Carilah cara kerja yang paling mudah dan cepat (efisiensi)
8. Sikap fleksibel/luwes
9. Ukuran waktu untuk menyelesaikan pekerjaan
10. Hidari imbalan pekerjaan
11. Andalah yang menguasai waktu bukan waktu yang menguasai anda.
Persyarat mengembangkan karir:
1. Kesadaran/dedikasi/inisiatif
2. Komunikasi
3. Rasa percaya diri
4. Membuka diri terhadap kritik
5. Memperluas wawasan
6. Membagi waktu
7. Mandiri/kreatif/fleksibel
8. Penampilan luar dalam
Kiat mengembangkan kariri dengan merubah sikap kerja:
1. Keinginan bekerja lebih baik
2. Tanggap terhadap sesuatu
3. Tertarik untuk menggali bakat terpendam
4. Rasa ingin tahu belajar
5. Penuh perhatian
6. Kerja keras dan konsentrasi
7. Optimis
8. Bekerjasama dengan orang lain.
Hal yang perlu diperhatikan:
1. Jangan merasa hasil kerja sudah baik
2. Mempedulikan gosip untuk pertimbangan melangkah
3. Mengikuti/tidak mengikuti sasran pihak lain
4. Jangan mengabaikan musuh
Teknik bernegoisasi:
1. Jangan berfokus pada pembicaraan diri sendiri
2. Membuat persiapan
3. Menjadi aseptif: a. mampu mengenal diri sendiri, b. mau mengerti dan menerima umpan balik
4. Hubungan interpesonal yang positif
5. Sikap tubuh dalam berkomunikasi
6. Membuat persetujuan
Kemampuan menjadi pemimpin rapat:
1. Berikan kalimat pembuka. Kalimat yang bernuansa latar belakang atau tujuan
2. Kembangkan penjelasan dengan kalimat yang mudah dipahami
3. Menfokus
4. Mengucapkan terima kasih pada saat mengakhiri
Beberapa hal yang dapat membantu agar komunikasi dapat efektif.
1. Maksud komunikasi harus jelas.
2. Susunlah pesan yang akan disampaikan secara kronologis, sistematis, konsisten dan logis
3. Hindarilah kata-kata yang medua arti
4. Perlu menyatukan persepsi, yaitu kesamaan pendapat atas pandangan
5. Pergunakan bahasa yang mudah dipahami
6. Perlu adanya pola pikir
7. Perhatikan reaksi dan tanggapan mereka
8. Tumbuhkan motivasi agar perhatian mereka terpusat
Prinsip berbicara dalam kelompok:
1. Memberi kesempatan berbicara kepada anggota kelompok dalam pembicaraan
2. Menatap berganti-ganti para perserta secara menyeluruh
3. Berbicara secara jelas, hindari berbisik dengan anggota saat terlibat pembicaraan
4. Pokok pembicaraan sebaiknya dipilih secara umum
Dasar-dasar berbicara efektif:
1. Memperolah kecakapan dasar dengan cara: memperhatikan pengalaman orang lain, mempertahankan tujuan yang disampaikan, memutuskan terlebih dahulu kemauan untuk sukses, mencari setiap kesempatan untuk melatih diri.
2. Mengembangkan keyakinan dengan cara : menghilangkan rasa takut untuk berbicara dihadapan orang banyak, mempersiapkan diri dengan mantap, melatih berbicara dengan teman-teman.
3. Cara yang tepat dan mudah untuk berbicara, secara efektif adalah : membicarakan sesuatu yang nyata berdasarkan pengalaman atau pengamatan, bahan pembicaraan perlu diyakini dengan penuh semangat agar pendengar tertarik perlu membagi pembicaraan dengan para pendengar agar suasana hidup dan bersemangat.
KEPRIBADIAN (PERSONALITY)
Kondisi dan visualisasi seseorang yang dapat diamati dari sikap, prilaku, tutur kata dan perbuatan baik dalam melaksanakan tugas profesi maupun hubungan interpersonal sehari-hari dilingkup kerja dan masyarakat.
Tips menjalin komunkasi:
1. Menyimpan rahasia
2. Menghargai orang lain
3. Jangan membongkar kesalahan orang lain
4. Jangan memotong pembicaraan
5. Jangan berbohong
6. Jangan menyombongkan diri
7. Hargai pendapat orang lain
8. Menjadi pendengar yang baik
Tujuan berbicara antara lain:
1. Menjelaskan sesuatu yang terkandung dalam pikiran komunikator
2. Mempengaruhi lawan komunikan menyesuaikan diri dengan apa yang dijelaskan komunikator
3. Menyakinkan komunikan mengindahkan apa yang dibicarakan dan melakukannya.
HUMAN RELATION BAGI SEKRETARIS (HR)
Pengertian HR adalah yaitu interaksi atara manusia melalui kontak hubungan dengan sesamanya dan dalam kontak hubungan tersebut kedua belah pihak saling berusaha untuk memperoleh kepuasan jasmani dan rohani, karena pesan yang bermakna sama.
Gaya bicara:
1. Cara berpakaian
2. Sikap badan dalam diri
3. Pandangan mata
4. Penampilan
5. Raut muka dan gerak tangan
6. Suara hendaknya jelas artinya ucapan-ucapan kata tepat dan betul sehingga tidak menimbulkan salah pengertian
7. Hindari gaya tiks
8. Tulisan
Teknik berbicara:
1. Mempercayai diri sendiri sebelum memulai pembicaraan
2. Menetapkan tujuan pembicaraan dengan seksama
3. Menguasai bahan pembicaraan
4. Menyajikan bahan secara menarik
5. Mengambarkan ide, pikiran-pikiran hendaklah dalam bentuk tujuan dan tidak tumpang tindih
6. Menyesuaikan diri dengan pendengar
7. Memecahkan masalah pokok menjadi masalah kecil yang lebih mudah diskusi
8. Mendemonstrasikan dengan berbagai media kalau perlu
9. Mengajak pendengar berbuat sesuatu ketika mengikuti pembicaraan
10. Menggunakan ekspresi, motivasi, artikulasi pembicaraan.
1. Sekretaris pimpinan sebagai pejabat pembantu dalam pengurusan warkat.
2. Sekretaris organisasi sebagai pejabat pembantu dalam pengurusan tata warkat dan administrasi.
3. Sekretaris sebagai pejabat pimpinan administrasi dan politik. Dalam hal ini seorang sekretaris bukan sebagai pembantu, melainkan sebagai atasan.
Ada beberapa jenis sekretaris:
The executive secretary:
1. The secretaris in specific field, yang meliputi The legal Secretary, medical sekretary, educational secretary, the secretary in perfoming arts, the secretary in travel, the secretary overseas, the part-time or temporyry secretary.
2. Junior secretary, yaitu sekretaris yang baru mulai bekerja, mereka mempunyai pengalaman kerja kurang dari 3 tahun.
3. Senior seretary, yaitu sekretaris yang sudah memiliki pengalaman kerja sebagai sekretris diatas 8 tahun.
4. Personal or private Secretary, yaitu sekretaris yang hanya bekerja untuk orang lain.
Tugas sekretaris:
1. Tugas rutin
2. Tugas khusus
3. Tugas yan bersifat kreatif
4. Tugas melakukan hubungan dan kerjasama (internal dan eksternal). Contohnya: resepsion, reservation atau mengatur perjalanan, kalender atasan, menjaga penampilan kantor, laporan, arsip.
Kiat melakukan tugas secara perfesional:
1. Mengatur urutan tugas
2. Bersainglah degan diri sendiri
3. Prinsip efisiensi
4. Tumbuhkan minat dalam bekerja
5. Sikap percaya diri
6. Mandiri
Pedoman dalam bekerja:
1. Tentukan prioritas
2. Pusatkan perhatian dan pikiran pada pekerjaan yang dikerjakan
3. Tentukan deadline
4. Kelompokkan tugas besar menjadi tugas kecil
5. Catatlah semua kegiatan, yang menuntut untuk segera diselesaikan
6. Jangan malu bertanya dan teliti kembali sasaran yang telah ditetapkan
7. Carilah cara kerja yang paling mudah dan cepat (efisiensi)
8. Sikap fleksibel/luwes
9. Ukuran waktu untuk menyelesaikan pekerjaan
10. Hidari imbalan pekerjaan
11. Andalah yang menguasai waktu bukan waktu yang menguasai anda.
Persyarat mengembangkan karir:
1. Kesadaran/dedikasi/inisiatif
2. Komunikasi
3. Rasa percaya diri
4. Membuka diri terhadap kritik
5. Memperluas wawasan
6. Membagi waktu
7. Mandiri/kreatif/fleksibel
8. Penampilan luar dalam
Kiat mengembangkan kariri dengan merubah sikap kerja:
1. Keinginan bekerja lebih baik
2. Tanggap terhadap sesuatu
3. Tertarik untuk menggali bakat terpendam
4. Rasa ingin tahu belajar
5. Penuh perhatian
6. Kerja keras dan konsentrasi
7. Optimis
8. Bekerjasama dengan orang lain.
Hal yang perlu diperhatikan:
1. Jangan merasa hasil kerja sudah baik
2. Mempedulikan gosip untuk pertimbangan melangkah
3. Mengikuti/tidak mengikuti sasran pihak lain
4. Jangan mengabaikan musuh
Teknik bernegoisasi:
1. Jangan berfokus pada pembicaraan diri sendiri
2. Membuat persiapan
3. Menjadi aseptif: a. mampu mengenal diri sendiri, b. mau mengerti dan menerima umpan balik
4. Hubungan interpesonal yang positif
5. Sikap tubuh dalam berkomunikasi
6. Membuat persetujuan
Kemampuan menjadi pemimpin rapat:
1. Berikan kalimat pembuka. Kalimat yang bernuansa latar belakang atau tujuan
2. Kembangkan penjelasan dengan kalimat yang mudah dipahami
3. Menfokus
4. Mengucapkan terima kasih pada saat mengakhiri
Beberapa hal yang dapat membantu agar komunikasi dapat efektif.
1. Maksud komunikasi harus jelas.
2. Susunlah pesan yang akan disampaikan secara kronologis, sistematis, konsisten dan logis
3. Hindarilah kata-kata yang medua arti
4. Perlu menyatukan persepsi, yaitu kesamaan pendapat atas pandangan
5. Pergunakan bahasa yang mudah dipahami
6. Perlu adanya pola pikir
7. Perhatikan reaksi dan tanggapan mereka
8. Tumbuhkan motivasi agar perhatian mereka terpusat
Prinsip berbicara dalam kelompok:
1. Memberi kesempatan berbicara kepada anggota kelompok dalam pembicaraan
2. Menatap berganti-ganti para perserta secara menyeluruh
3. Berbicara secara jelas, hindari berbisik dengan anggota saat terlibat pembicaraan
4. Pokok pembicaraan sebaiknya dipilih secara umum
Dasar-dasar berbicara efektif:
1. Memperolah kecakapan dasar dengan cara: memperhatikan pengalaman orang lain, mempertahankan tujuan yang disampaikan, memutuskan terlebih dahulu kemauan untuk sukses, mencari setiap kesempatan untuk melatih diri.
2. Mengembangkan keyakinan dengan cara : menghilangkan rasa takut untuk berbicara dihadapan orang banyak, mempersiapkan diri dengan mantap, melatih berbicara dengan teman-teman.
3. Cara yang tepat dan mudah untuk berbicara, secara efektif adalah : membicarakan sesuatu yang nyata berdasarkan pengalaman atau pengamatan, bahan pembicaraan perlu diyakini dengan penuh semangat agar pendengar tertarik perlu membagi pembicaraan dengan para pendengar agar suasana hidup dan bersemangat.
KEPRIBADIAN (PERSONALITY)
Kondisi dan visualisasi seseorang yang dapat diamati dari sikap, prilaku, tutur kata dan perbuatan baik dalam melaksanakan tugas profesi maupun hubungan interpersonal sehari-hari dilingkup kerja dan masyarakat.
Tips menjalin komunkasi:
1. Menyimpan rahasia
2. Menghargai orang lain
3. Jangan membongkar kesalahan orang lain
4. Jangan memotong pembicaraan
5. Jangan berbohong
6. Jangan menyombongkan diri
7. Hargai pendapat orang lain
8. Menjadi pendengar yang baik
Tujuan berbicara antara lain:
1. Menjelaskan sesuatu yang terkandung dalam pikiran komunikator
2. Mempengaruhi lawan komunikan menyesuaikan diri dengan apa yang dijelaskan komunikator
3. Menyakinkan komunikan mengindahkan apa yang dibicarakan dan melakukannya.
HUMAN RELATION BAGI SEKRETARIS (HR)
Pengertian HR adalah yaitu interaksi atara manusia melalui kontak hubungan dengan sesamanya dan dalam kontak hubungan tersebut kedua belah pihak saling berusaha untuk memperoleh kepuasan jasmani dan rohani, karena pesan yang bermakna sama.
Gaya bicara:
1. Cara berpakaian
2. Sikap badan dalam diri
3. Pandangan mata
4. Penampilan
5. Raut muka dan gerak tangan
6. Suara hendaknya jelas artinya ucapan-ucapan kata tepat dan betul sehingga tidak menimbulkan salah pengertian
7. Hindari gaya tiks
8. Tulisan
Teknik berbicara:
1. Mempercayai diri sendiri sebelum memulai pembicaraan
2. Menetapkan tujuan pembicaraan dengan seksama
3. Menguasai bahan pembicaraan
4. Menyajikan bahan secara menarik
5. Mengambarkan ide, pikiran-pikiran hendaklah dalam bentuk tujuan dan tidak tumpang tindih
6. Menyesuaikan diri dengan pendengar
7. Memecahkan masalah pokok menjadi masalah kecil yang lebih mudah diskusi
8. Mendemonstrasikan dengan berbagai media kalau perlu
9. Mengajak pendengar berbuat sesuatu ketika mengikuti pembicaraan
10. Menggunakan ekspresi, motivasi, artikulasi pembicaraan.
Sikap perlu dikembangkan untuk peningkatan kepribadian:
- Congeniality : menjalankan pekerjaan/jabatan menjadi suatu tantangan
- Compability : kemampuan berhubungan dengan orang lain. Adanya kesadaran bahwa manusia berbeda baik kepribadian kemauan diajak kerjasama
- Loyality : kebanggan dari kepercayaan yang diberikan oleh atasan sehingga tidak mungkin mengkhianati
- Salesmanship : seolah-olah sebagai penjual untuk mewakili perusahaan
- Poise : kemampuan menguasai diri, control terhadap pikirannya
- Dependability : pertimbagan yang bijak
- Cooperativeness : keberhasilan tergantung pada kerja kelompok
- Tact : adanya kebijaksanaan terutama dalam situasi sulit
Sikap yang berpengaruh perangai sekretaris:
- 1. Penampilan dalam kedinasan : sikap, keberhasilan, rapi, pilihan warna yang baik
- 2. Kesehatan
- 3. Kemampuan berkomunikasi lisan
- 4. Sikap dalam kerja : teliti, pertimbangann yang baik, setia, obyektif, berkemampuan teknis dalam bekerja.
Networking merupakan keunggulan yang terbentuk karena kelompok orang bersatu saling memperkuat daya yang dimiliki masing-masing.
Bagaimana membangun jaringan kerja:
- 1. Pergunakan buku alamat
- 2. Manfaatkan telepon
- 3. Mengikuti kegiatan diluar kegiatan kerja
Upaya memelihara jaringan kerja:
- 1. Kirimkan ucapan selamat
- 2. Ucapkan sesuatu yang menggembirakan ketika bertemu
- 3. Usahakan hadir dalam memenuhi undangan
- 4. Jangan terlantarkan jaringan kerja yang sudah ada
PROTOKOLER
Pengertian:
· Dalam arti sempit, protokoler di identikkan dengan protocol atau pembawa acara (MC)
· Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat.
Beberap syarat keterampilan protocol:
- · Pengetahuan dan pengalaman luas terutama dalam hubungan antar manusia
- · Bermental kuat dan kepribadian tangguh
- · Trampil dan cekatan menguasai situasi
- · Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat
- · Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul
- · Sangat memahami perasaan orang lain
- · Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang
- · Pandai membawa diri dan selalu mawas diri
- · Rendah hati tetapi tidak rendah diri
- · Penampilan menarik
- · Pandai berbusana sesuai dengan suasana
- · Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik
- · Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsur-unsur manajemen
- · Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing
0 komentar:
Posting Komentar
“Komentarnya yang membangun, yaa”.